Deel je liefde voor klassieke talen!
Beleidstekst Klassieke Kring: Gegevensbeschermingsbeleid in overeenstemming met de General Data Protection Regulation Act ingegaan op 25/05/2018

De Klassieke Kring is een studentenvereniging die voor haar verwerking van de persoonsgegevens onder de toepassing van de GDPR valt.

Deze beleidstekst heeft als doel om aan te tonen hoe de Klassieke Kring omgaat met gegevens. Wij raden u aan om deze privacyverklaring aandachtig te lezen.

 

1.0   Gebruik van Persoonsgegevens

Door deelname aan onze activiteiten verstrekt u ons bepaalde persoonsgegevens. We verwerken alleen de persoonsgegevens die door u rechtstreeks zijn verstrekt of waarvan duidelijk is dat deze aan ons zijn verstrekt om te worden verwerkt. Wanneer een lid bijvoorbeeld zegt dat hij/zij allergisch is aan latex zullen we dit noteren en bewaren. Op die manier kunnen we voorzorgsmaatregelen nemen op onze activiteiten door bijvoorbeeld geen ballonnen als versiering te gebruiken.

 

1.1 Inschrijvingen

Aan het begin van het nieuwe academiejaar schrijven de leden/ereleden zich in om deel uit te maken van de studentenvereniging. Hierbij noteren we met hun schriftelijke toestemming de volledige naam, studierichting en een email-adres waarop we hen kunnen bereiken. Deze worden bewaard door de verwerkingsverantwoordelijke van de kring in een Excel of Word-bestand. Gegevens zullen worden ingezien op een need-to-know basis en kunnen alleen door leden van het verkozen praesidium worden geraadpleegd. Het verkozen lid van het praesidium met de functie van Scriba/Secretaris zal de taak van verwerkingsverantwoordelijke op zich nemen.

We gebruiken deze gegevens om een overzicht te hebben op wie allemaal lid/erelid is van de vereniging. De email-adressen zullen we gebruiken om onze leden een nieuwsbrief te sturen om ze in te lichten over onze activiteiten, voor zover hiertoe de toestemming werd verleend bij inschrijving.

Op het inschrijvingsformulier zal duidelijk te lezen zijn dat, indien de leden/ereleden dat wensen, zij hun e-mailadres wanneer ze maar willen kunnen laten verwijderen of aanpassen. Een verwijdering van de volledige naam van het lid van de studentenvereniging is pas mogelijk mits uitschrijving uit de studentenvereniging.

 

1.2 Doop

Elk jaar houden wij in het eerste semester een doop. Om aan alle veiligheidsvoorwaarden te voldoen vragen wij heel wat medische gegevens aan de deelnemers. Een formulier wordt opgesteld per deelnemer. Deze formulieren worden bijgehouden door de verwerkingsverantwoordelijke in de aanloop naar de doop. Nadien zullen ze onmiddellijk verwijderd worden aangezien ze niet meer relevant zijn.

 

1.3 Eetactiviteiten, Cantussen en andere inschrijvingsactiviteiten

Bij eetactiviteiten vragen we de leden om zich op voorhand in te schrijven. Vaak zal er gevraagd worden of zij kiezen voor een maaltijd met vlees of liever een vegetarische ( of veganistische) maaltijd willen. Dit alles om te weten hoeveel we van elke maaltijd moeten voorzien.

Wanneer we cantussen of andere activiteiten houden vragen we de leden zich in te schrijven. Dit om te weten hoeveel personen naar de activiteit zouden komen zodat we kunnen voorzien in drank en zaalruimte.

Al deze gegevens worden na een periode van 1 maand na het verstrijken van de activiteit verwijderd. De leden kunnen echter wanneer ze willen de verwerkingsverantwoordelijke contacteren om hun gegevens vroeger te laten verwijderen.

 

1.4 Foto’s

Bij het inschrijven zal gevraagd worden naar de toestemming van de leden om foto’s van hen te maken tijdens de activiteiten die nadien zullen gepost worden op sociale media of in het kringblad (Klassikaster) gepubliceerd worden.

Indien ze weigeren om op foto’s te staan zal de verwerkingsverantwoordelijke een lijst bijhouden met hun namen. Bij elke foto die gepost of gepubliceerd wordt zal deze lijst geraadpleegd worden om er zeker van te zijn dat we toch niet per ongeluk foto’s genomen hebben van mensen die dit niet wilden. Wanneer dit opgemerkt wordt zal de foto onmiddellijk verwijderd worden.

Indien ze toestemmen om op foto’s te staan zullen de leden alsnog de mogelijkheid hebben om te vragen om foto’s die van hen werden genomen te verwijderen. Dit doen ze door de verwerkingsverantwoordelijke te verwittigen die uiterlijk binnen de 30 dagen te rekenen vanaf het verzoek de foto’s zal verwijderen.

In sommige gevallen zullen niet-leden onze activiteiten bijwonen. Aan het begin van elke activiteit zal nogmaals duidelijk gemaakt worden dat er foto’s genomen zullen worden. De mensen die geen lid zijn ( en dus nog geen toestemming gegeven hebben) zullen gevraagd worden om aan de verwerkingsverantwoordelijke te melden of ze toestemming geven om foto’s van hen te laten maken en/of publiceren. Deze zal een lijst bijhouden met mensen die hun toestemming niet gegeven hebben. Deze lijst met namen zal gebruikt worden om de foto’s te filteren die toch per ongeluk genomen geweest zijn. Na het posten of publiceren van de foto’s van de activiteit zal de lijst na 6 maanden vernietigd worden.

 

2.0   Toegang

We nemen maatregelen om misbruik van en ongeoorloofde toegang tot persoonlijke gegevens tegen te gaan. Met name zullen alleen leden van het verkozen praesidium toegang kunnen krijgen tot de gegevens, onder toezicht van de verwerkingsverantwoordelijke, op een need-to-know basis.

De Klassieke Kring waakt erover dat uw gegevens niet worden doorgegeven aan derden, behoudens in het geval u hiertoe voorafgaand uw toestemming verleend hebt of wanneer de toegang, het gebruik, het behoud of de openbaarmaking van uw persoonsgegevens redelijkerwijs noodzakelijk is (bv. om te voldoen aan de van toepassing zijnde regelgeving, om technische of beveiligingsproblemen te detecteren, om de rechten, eigendom of veiligheid van XXX te beschermen, enz.).

 

3.0   Bescherming

Klassieke Kring zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen enige vorm van verlies of onrechtmatige verwerking.

Als zich toch een incident zou voordoen waarbij uw persoonsgegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

 

4.0 Inzage, aanpassing en verwijdering van gegevens

Wanneer de leden dit wensen kunnen zij inzage krijgen in de gegevens die wij van hen hebben. Een mail ( scriba@klassiekekring.be) of sms naar de verwerkingsverantwoordelijke volstaat hiervoor. (Voor het GSM-nummer zie contact.)

Na raadpleging van de gegevens zullen de leden de mogelijkheid hebben om hun gegevens aan te passen en verwijderen. Ook zonder raadpleging kan dit uiteraard. De verwerkingsverantwoordelijke zal er voor zorgen dat dit gebeurt uiterlijk binnen de 30 dagen te rekenen vanaf het verzoek.

Voor sommige activiteiten verzamelen we ook gegevens van niet-leden. Voor hen geldt het bovenstaande ook.

De Klassieke Kring behoudt zich het recht voor om verzoeken te weigeren die op onredelijke wijze worden herhaald, onevenredige technische inspanningen vereisen (zoals het ontwikkelen van een nieuw systeem of het aanbrengen van fundamentele wijzigingen in een bestaande handelswijze) of de privacy van anderen in gevaar brengen.

 

5.0 Wijzigingen aan deze beleidstekst

Wij behouden ons het recht voor om deze beleidstekst te wijzigen. Om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen raden wij u aan om deze beleidstekst geregeld te lezen. Bij grote wijzigingen stellen we u op de hoogte via mail.

“Laatst bijgewerkt 19/08/2018”